En promedio un trabajador pasa normalmente el 33 al 45% de su tiempo en una oficina. Aparte del reflejo que otorga una linda oficina para los clientes o prospectos de clientes, es importante crear un ambiente agradable para uno mismo como punto de partida. Una oficina bien decorada, con todas las cosas en su lugar y aseada otorgará mayor entusiasmo por el trabajo así como motivará a fomenter la creatividad, este buen ambiente de la oficina dá como resultado mejorar el rendimiento en sus funciones y por ende mayor productividad.

Para elegir el estilo de la empresa es importante enfocarse en qué producto o servicio se ofrece, para qué tipo de personas, edades, necesidades y gustos de ellos. Por ejemplo para diseñar una oficina de abogados donde se pretende que lleguen altos ejecutivos de muy importantes empresas, no se pueden colocar elementos de color llamativo, ni mobiliario de oficina liviano ya que hay que reflejar con el espacio lo que somos y si es una empresa seria y que inspira confianza, los muebles de oficina, colores y estilo deben estar orientados a transmitir seguridad, con muebles muy sólidos y firmes, de preferencia en tonos oscuros o madera, tonos neutros en paredes y pequeños acentos de colores o puntos focales que no generen mucha distracción y acorde a la empresa, como colocar obras de arte clásicos o contemporáneas no muy llamativos, plantas con maceteros elegantes, una buena iluminación con contrastes en diferentes áreas y muebles cómodos donde se sientan muy a gusto y con ganas de seguir conversando y cerrar tratos. Todos estos aspectos influyen en la toma de decisiones, así como uno no va a ir a comprar alimentos en un lugar donde no inspire limpieza, uno no firma un contrato en un lugar u oficina que no vea sólida o que refleje experiencia y seguridad.

Para planear cómo podría ser la oficina que uno necesita nos podemos elaborar preguntas como:

• Cómo es el trabajo que voy a realizar en la oficina?
• Cómo son mis clientes o a quienes va dirigido mi trabajo?
• Cual es la misión de mi empresa y cómo quisiera reflejar esto en mi oficina?
• Qué tan seguido llegarán clientes a mi oficina?
• Trabajaré con algunos colegas, proveedores que necesiten estar llegando para cobros, reuniones, etc.?
• Cuales implementos de oficina, equipo o mobiliario necesito tener cerca y cuales pueden estar más lejos o guardados?
• Necesito un área de reuniones formal con pantalla, y sala para qué cantidad de personas aproximadamente?
• Qué colores necesito para mostrar bien mi producto o servicio? En esto se puede basar en estudios sobre teoría o psicología del color.

Otros aspectos importantes a tomar en cuenta es tratar de que el equipo de oficina que uno vaya a comprar lleve la mínima cantidad de cables para no generar molestias visuales o enredos de éstos debajo de los muebles, así como tener en el espacio varios tomacorrientes cerca de donde se vayan a ubicar los muebles de oficina. Es recomendable comprar módulos escuadra ya que aparte de ser grandes y espaciosos brindan un área de trabajo donde puede estar la computadora en la esquina o al centro y todos los papeles que uno necesite y un espacio al otro costado donde se puede atender clientes.

El equipo básico siempre para empezar una oficina es un teléfono de preferencia con contestadora y altavoz, una computadora de escritorio o laptop, un escritorio amplio, una silla ejecutiva cómoda, una silla para atención o espera, varios muebles o espacios para archivo, basurero y equipo de limpieza. Tomar en cuenta que mínimo un inodoro debe cumplir con la Ley 7600, poseer área para parqueo de visitas, que sea una zona tranquila donde dejar el vehículo o llegar caminando, y ubicar estratégicamente el negocio en un punto bien estudiado en la ciudad.

El lugar debe tener buen aislamiento acústico, libre de ruidos de vehículos, construcciones cercanas, fábricas, etc. También se debe tener cuidado con los sonidos dentro de la oficina, como el del monitor, ventilador, aire acondicionado, impresoras, y música ambiente.

Un punto clave es tener una buena iluminación natural, amplios ventanales cerca a la mesa de trabajo, esto ayudará a cargar energías y no cansar tanto la vista; al poner iluminación artificial ésta debe ser lo más similar a la luz natural, igual evitando reflejos de luz en las pantallas para no afectar la visión.

Se pueden tener elementos que si bien no son tan indispensables, crean calidez y ambiente familiar a la oficina, como un bidón con agua, una pequeña cafeteria con tacitas, un sillón cómodo para la espera de visitas, un televisor ya sea para el rato del almuerzo o para las visitas, además de plantas decorativas, obras de arte, entre otros.