Aunque en muchos lugares, por mas que se haya adecuado un buen espacio para sala o área de espera, siempre existirán personas de pie , algunas incómodas por el tiempo o mal servicio, otros solo estirando piernas y algunos haciendo tramites entre un puesto y otro.

Una buena escogencia de mobiliario de oficina, en especial para el área de espera, puede hacer ver este ambiente bastante cómodo donde las personas se sientan a gusto y se les atienda bien mientras esperan ser atendidos.

Este tipo de malestares o incomodidades se puede eliminar del todo si se planifica bien sacando un promedio de porcentajes de clientes y espacio en el lugar o de oficinistas que puedan atender a las personas.

Tomando en cuenta el espacio interno, es muy importante desde el inicio, tener una buena distribución, mas si es una oficina o una institución en la que se requiere mucho tramite, como una firma por aquí, un sello por allá, una fotocopia, etc.

Debemos agrupar este tipo de tramites y ya sea ponerlos en línea o cadena en el mismo espacio o centralizar en el edificio los mas concurrentes para que no hayan tumultos de personas.

Ahora muchas instituciones optan por el sistema de sacar citas en línea o por teléfono, para mejorar un poco el caos y lo tedioso de la espera, mejorando así la circulación, eliminando el estrés de los clientes y la sobrepoblación en la institución.

Si bien es cierto, uno como usuario debe proveer este valioso tiempo que va a perder y llegar preparado, existen detalles y elementos en el diseño y mobiliario institucional que influyen en dar un buen trato al cliente.

Los muebles de la oficina, la distribución y obvio el buen servicio al cliente pueden influir en este trato. A continuación daremos algunos consejos.

Consejos para espacios de áreas de espera en las oficinas o instituciones.

En cuanto al diseño, les daremos algunos consejos para colocar las sillas de espera y hacer el ambiente mas agradable y cómodo para los usuarios:

1. Se podría colocar los asientos de espera frente a frente para que así algunas personas puedan interactuar entre ellos. No es recomendable colocar las sillas que van pegadas por rieles ya que si una persona se mueve mucho, todo el resto de la silla larga se va a mover.
2. En los lugares donde se presentan largas filas, es mejor utilizar el sistema de fichas que el sistema tradicional de estar cambiándose de silla cada vez que atienden a alguien, porque crea inestabilidad en la persona que no se pueda acomodar cómodamente a leer o hacer algún trabajo mientras espera.
3. Las sillas de espera deben ser lo suficientemente anchas o separadas para que cualquier persona pueda estar cómodamente y no existan inconvenientes con personas mas gruesitas.
4. Es recomendable siempre tener elementos básicos y bien acondicionados en esta salita, como lo son: Servicios sanitarios, conexión a internet, tomacorrientes cercanos para cargar el celular, un bidón con agua y/o café o té, tal vez algunos confites o galletitas pequeñas, una que otra revista o periódico, un televisor y de ser posible un área para niños.
5. Buena iluminación, preferiblemente cálida pero sin que quede a oscuras, una ventilación adecuada o regulada por aire acondicionado y paredes en tonos claros tal vez con algún detalle decorativo como cuadros o escultura.
6. La cantidad de sillas de espera dependerá mucho del tipo de trabajo, sin embargo estas deben ser bastante cómodas, preferiblemente con un textil que pueda ser lavado con facilidad y bastante fuertes.

Recordemos siempre atender con una gran sonrisa y estar atento de las necesidades de la persona que se encuentra esperando. Esto es indispensable para que se sienta a gusto y vuelva al comercio u oficina.