Las reuniones o sesiones formales de trabajo, esos citatorios que se tienen en la oficina aunque sea una vez al mes suelen ser tediosas, porque si no son bien planeadas pueden ser aburridas, quitarnos tiempo efectivo o productivo de trabajo y no llegar a grandes acuerdos.

Para que una reunión resulte positiva y productiva se debe planificar bien los puntos con anticipación, otorgándole una cantidad de minutos a cada tema a tratar, fijando bien el día, hora y lugar donde se realizará la reunión y un día u horas antes tener todo confirmado y acomodado. Coordinar cada detalle del espacio donde estarán, que éste sea cómodo, cerrado de preferencia, con buena ventilación, con el equipo que necesiten, asientos cómodos y una mesa de juntas ideal, espaciosa, de preferencia con conectores internos para laptops, celulares y otros.

También es bueno antes de empezar la reunión pedir que apaguen o bajen el volúmen a los celulares y al secretario(a) solicitar no los interrumpa con llamadas a la oficina a menos que sea una emergencia. Se debe respetar obligatoriamente el horario de la reunión, empezar puntual y terminar a la hora que se coordinó ya que se debe respetar el tiempo ajeno. Es muy importante respetar esto, más aún cuando la hora de conclusión es cerca de la hora del almuerzo, si la reunión se atrasa, ya al medio día las decisiones que se tomen serán a la carrera o de forma despreocupada con el fin de terminar rápido para ir a almorzar.

 Una reunión productiva no debe ser nunca mayor a las dos horas bajo reloj preferiblemente con algún aperitivo o café pasada la primera hora. Los ejecutivos deben tomar una postura positiva ante los temas, discusiones o puntos de vista diferentes que se presenten. Cada acuerdo que se tome, debe anotarse para no olvidar o retomarlos en el transcurso de la reunión; se debe hacer una pequeña evaluación final para saber si se alcanzó con los objetivos del encuentro y ver qué se puede perfeccionar para el siguiente citatorio.

Muchas veces solemos pensar que una reunión quita tiempo útil en el trabajo, pero la verdad es que la reunión es parte del trabajo, una parte importante donde por lo general lo que se busca es una evaluación y retroalimentación para el avance de la empresa.

Si no tiene este espacio de reuniones, una buena opción es investigar sobre lugares de venta de mesas de juntas, mobiliario de oficinas o muebles para salas de reuniones en Costa Rica y equipar perfectamente la oficina, ya sea con un asesor del local, un diseñador de interiores o informarse bien de las necesidades y realizar el diseño a su gusto.

Espacios de reuniones

La sala de reuniones es un tema muy importante para que se desarrolle una reunión amena, la disposición de la mesa es fundamental.

Ultimamente optan por utilizar mesas redondas o cuadradas para no sentir ese grado de jerarquía y crear un ambiente con mayor confianza, sin embargo en muchos casos no se cuenta con esta mesa de reuniones o peor aún, con este espacio privado para juntas. Por lo que algunos optan por asistir a una venta de mesas de juntas y solicitar un asesor que le recomiende una mesa especial para el equipo que utilizarán, las dimensiones y color óptimo, así como los materiales, que vayan con el estilo del espacio, más aún cuando la reunión es con un alto ejecutivo que merece un buen espacio de atención así como de recepción. 

Una reunión informal entre los empleados con un objetivo de colaboración se recomienda realizarla en una mesa circular donde los empleados pueden verse a los ojos con mayor facilidad y fomenta la participación de todos los reunidos. En una reunión un poco más formal con un lider, el gerente o dueño y varios asistentes es recomendable colocar una mesa larga rectangular o en forma de U y que el líder se ubique a la cabeza de la mesa.

Para una exposición o presentación, es recomendable ubicar el espacio en filas de mesas largas con todas las sillas viendo al frente o depende del espacio, se colocan por mesas cuadradas en pequeños bloques.

Se debe calcular el número de asistentes a la reunión, para saber si entrarán cómodamente y los elementos que requerirán, lapiceros, folder, asientos, café, etc.

Fiorella Allain
Diseñadora de Interiores